1. OBJET
Les présentes Conditions Générales de Vente et de Prestations de Services (ci-après les « CGV ») ont pour objet de définir les droits et obligations de Stéphanie Comelli, exerçant sous le nom commercial CML Admin, dont le siège social est situé Brume 30, 4980 Trois-Ponts, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE1025.846.066, (ci-après « la Prestataire »), et de toute personne physique ou morale sollicitant ses services (ci-après « le Client »).
Les prestations proposées par la Prestataire incluent notamment :
- La gestion administrative (rédaction de courriers, encodage, classement, relances, etc.)
- Le secrétariat à distance ou sur site
- L’assistance administrative et organisationnelle pour petites entreprises, indépendants, professions libérales ou associations.
2. ACCEPTATION DES CONDITIONS
Toute commande passée auprès de la Prestataire implique l’adhésion pleine, entière et sans réserve du Client aux présentes CGV, à l’exclusion de tout autre document.
La Prestataire se réserve le droit de modifier les CGV à tout moment. Les CGV applicables sont celles en vigueur au moment de la validation du devis par le Client.
3. DEVIS ET COMMANDES
Toute demande fait l’objet d’un devis personnalisé, valable 30 jours. Le contrat est conclu dès validation écrite (par email ou signature) du devis par le Client.
Aucune prestation ne commence sans acceptation préalable du devis.
4. TARIF
Les tarifs sont exprimés en euros et hors TVA, sauf mention contraire. Les prestations sont soumises à 21% de TVA.
Le tarif horaire ou forfaitaire est précisé sur le devis. La Prestataire se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment, sans effet rétroactif sur les contrats en cours.
Toute prestation non prévue dans le devis initial et demandée par le Client fera l’objet d’une facturation complémentaire, calculée sur base :
- Du temps réellement consacré,
- Des frais réellement engagés (impressions, déplacements, frais directs),
- Et selon les conditions contractuelles spécifiques en vigueur.
Sont notamment considérées comme prestations complémentaires :
- Interventions en dehors des heures habituelles de bureau,
- Prestations lors d’événements,
- Tâches induites par un manquement, un retard ou une omission du Client ou de tiers agissant pour son compte.
5. MODALITÉS DE PAIEMENT
Les prestations sont facturées selon les modalités prévues dans le devis : mensuellement, à la fin de mission ou via acompte.
Les factures sont payables dans un délai de 15 jours à compter de leur émission.
En cas de retard de paiement, des intérêts sont dus conformément à la loi du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement, ainsi que les frais raisonnables de recouvrement.
La Prestataire se réserve le droit :
- De suspendre toute prestation,
- Ou de refuser une nouvelle commande,
En cas de facture impayée ou de litige en cours.
6. DÉLAI D’EXÉCUTION
Les délais annoncés sont indicatifs. La Prestataire s’engage à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour accomplir la mission dans les délais convenus, sous réserve de la coopération active du Client.
La Prestataire organise librement son travail et ses horaires mais s’engage à tenir compte des instructions raisonnables communiquées par le Client.
7. OBLIGATIONS DU CLIENT
Le Client s’engage à fournir :
- Toutes les informations exactes,
- Les accès nécessaires,
- Les documents requis et lisibles,
Dans les délais utiles à la bonne exécution de la mission.
Le Client reste seul responsable de l’exactitude et de la légalité des données transmises.
8. RESPONSABILITÉ
La Prestataire est soumise à une obligation de moyens.
Sa responsabilité ne peut être engagée :
- En cas de documents incomplets, illisibles, erronés ou transmis tardivement par le Client ;
- En cas de défaillance technique ou de perte de données liée à un logiciel, une plateforme ou un service tiers ;
- Pour tout dommage indirect (manque à gagner, perte d’opportunité, préjudice commercial, etc.).
La responsabilité éventuelle de la Prestataire est limitée au montant total de la prestation concernée.
9. CONFIDENTIALITÉ
La Prestataire s’engage à respecter la confidentialité de toutes les informations obtenues dans le cadre de sa mission, pendant celle-ci et même après sa fin. Cette clause s’applique également à toute personne collaborant avec elle.
Les informations peuvent être communiquées à des tiers uniquement si :
- Ils interviennent dans la mission pour le compte de la Prestataire,
- Ou si la loi l’exige.
La Prestataire peut citer le nom du Client comme référence (uniquement l’identité, jamais le contenu des missions) avec l’accord préalable du Client.
Le Client peut également citer le nom de la Prestataire dans les mêmes conditions.
10. PROPRIÉTÉ DES DOCUMENTS
Les documents créés dans le cadre de la prestation sont la propriété du Client, après paiement intégral des prestations.
La Prestataire conserve un droit d’archivage à titre de preuve et de suivi.
11. PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES (RGPD)
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – Règlement (UE) 2016/679), la Prestataire collecte et traite les données personnelles nécessaires à l’exécution des prestations (identité, coordonnées, données contractuelles). Ces données sont utilisées uniquement dans le cadre de la gestion des missions et des obligations légales (facturation, archivage).
Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité, de limitation ou d’opposition au traitement de ses données. Il peut exercer ces droits par demande écrite à : stephanie@cmladmin.be.
Aucune donnée n’est transmise à un tiers sans l’accord explicite du Client, sauf obligation légale ou partenaire sous-traitant engagé par contrat.
12. RÉSILIATION
Chaque partie peut résilier le contrat à tout moment moyennant un préavis écrit de 30 jours.
En cas de résiliation anticipée par le Client sans juste motif :
- Les heures déjà prestées ou engagées seront dues.
En cas de manquement grave, la résiliation peut être immédiate.
13. ANNULATION
En cas d’annulation de la mission par le Client, les conditions suivantes s’appliquent :
- Toute annulation devra être communiquée par écrit :courriel ou courrier recommandé.
- Sans frais si l’annulation intervient au moins 8 jours avant la date prévue ;
- 30 % du montant prévu si l’annulation intervient entre 8 jours et 48 h avant la mission ;
- 50 % du montant prévu si l’annulation intervient moins de 48 h avant la mission ;
- 100 % du montant prévu en cas d’annulation le jour même.
Les frais déjà engagés et les heures déjà prestées restent toujours dus.
En cas d’annulation par la Prestataire, celle-ci s’engage à en informer le Client dans les plus brefs délais et à proposer, si possible, une solution de remplacement.
14. RÉCLAMATIONS
Toute réclamation devra être introduite par lettre recommandée dans un délai de 8 jours à compter de la date de la remise de la prestation de services demandée. Passé ce délai, la prestation est réputée acceptée.
15. FORCE MAJEURE
La Prestataire ne peut être tenue responsable en cas de retard ou d’impossibilité d’exécution dû à un événement de force majeure (panne informatique majeure, maladie, accident, catastrophe naturelle, etc.).
16. DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPETENTE
Les présentes CGV sont régies par le droit belge.
En cas de litige, les tribunaux de Liège – division Verviers, lieu du siège de la Prestataire, sont exclusivement compétents.